Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)

Возвращение документов в хранилища

4.7.1. Контроль за своевременным возвращением выданных из хранилища документов

Выверка книг выдачи документов проводится один раз в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.

В целях контроля за соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы с документами, подразделением, организующим хранение документов, проводятся проверки сохранности выданных из хранилища документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

4.7.2. Возвращение документов в хранилище

При возвращении документов в хранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке (см. п. 4.6.1.2). В книгах выдачи документов делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их работников архива или организации. Если выявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт, который подписывается работником хранилища и лицом, возвращающим документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Архив обязан обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений, а также повреждения технического оборудования и имущества.