Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)

7.6.1. Обязательным справочно-информационным изданием для архива любого уровня, постоянно хранящего документы Архивного фонда Российской Федерации, является справочник типа путеводителя, дающий общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. Вопрос об издании других типов архивных справочников решается отдельно в каждом конкретном случае.

7.6.2. Подготовка межархивных изданий координируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации или головной организацией согласно решению заинтересованных архивных органов и научных организаций, принимающих участие в подготовке справочника и оформляется официальным соглашением о распределении обязанностей сторон.

Для подготовки каждого конкретного издания определяется коллектив исполнителей, состав редколлегии и научный редактор.

Для правильного определения объема работ, контроля за сроком исполнения на каждое подготавливаемое издание составляется планграфик, в котором последовательно фиксируются все этапы работы: подготовка плана-проспекта, составление рабочей инструкции, отражающей методические вопросы обобщения информации о составе и содержании документов в данном издании, подготовка, отбор и систематизация сведений, включаемых в основную часть, составление справочного аппарата, редактирование рукописи, обсуждение рукописи и доработка ее по замечаниям рецензентов, подготовка рукописи к сдаче в издательство; а также исполнители отдельных этапов и сроки выполнения.

7.6.3. В плане-проспекте отражается целевое назначение издания, его название, объем, структура, разделы основной части, состав справочного аппарата.

В рабочей инструкции излагается методика отбора, анализа и обобщения информации при подготовке описательных статей, их систематизации, подготовке текста справочника, справочного аппарата.

7.6.4. Подготовка текста справочника к изданию может осуществляться как традиционными способами, так и с использованием информационных технологий. В последнем случае в рубрикатор базы данных вводится схема систематизации фондов основной части справочника, производится рубрикация единиц описания. Затем автоматически формируются текст основной части справочника, предметный, именной и географический указатели в виде текстовых файлов. Дальнейшая работа ведется с использованием текстового редактора.

7.6.5. При подготовке текста справочника проводится обсуждение отдельных методических вопросов и готовых разделов научно-совещательными органами архива. Подготовленная и отредактированная рукопись проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом, обладающим правом рекомендовать ее к изданию.

Рукопись считается завершенной, если в соответствии с установленными положениями доработана по замечаниям рецензентов и итогам обсуждения и утверждена в печать. Работа с издательством осуществляется в соответствии с п. 3.7.