Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)

4.5.1. Состав работ по специальной обработке документов

Специальная обработка документов проводится с целью:

- устранения причин ускоренного старения и разрушения документов;

- восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

- воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях, которое осуществляется соответствующими подразделениями архива или сторонними организациями в установленном порядке.

4.5.1.1. Основными видами специальной обработки документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов;

- воспроизведение документов с целью создания страхового фонда копий документов и фонда пользования; фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения и передачи во времени документной информации и др.;

- переплет документов;

- обеспыливание документов как вспомогательный вид работ, осуществляемое при поступлении, хранении, использовании документов, а также при выполнении консервационно - реставрационных, санитарно-гигиенических, технических операций различного назначения;

- специальная обработка документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

4.5.1.2. Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам в зависимости от физической природы носителя:

1) документы на магнитной ленте:

- очистка поверхности от пыли и частиц грязи вручную или на специальном очистительном оборудовании;

- замена пересохших и коробленных склеек;

- перемотка с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании документов, проводится на специальных устройствах с заданными параметрами натяжения и с приспособлениями для механической очистки поверхности ленты. Перемотку можно также проводить на отрегулированном магнитофоне, без рывков, с равномерной плотностью намотки. Намотка должна быть ровной, плотной, без выступающих витков и ступеней. Периодичность перемотки и очистки документов на магнитной ленте в профилактических целях - один раз в 2-4 года, в зависимости от интенсивности использования документов и условий их хранения;

- оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

2) документы на дисковых носителях:

- обеспыливание;

- протирка антистатиком;

3) граморигиналы фонодокументов:

- электрохимическая очистка;

4) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

- обеспыливание;

- удаление восковых, жировых и иных загрязнений;

- укрепление склеек и просечек;

- ремонт перфорации;

- переделка грубых, коробленных заплат и склеек;

- ремонт повреждений, затронувших поле кадра.

4.5.2. Порядок проведения работ по специальной обработке документов

Работы по специальной обработке документов подразделяются на плановые, выполняемые в режиме очередности, и внеочередные.

4.5.2.1. К внеочередным относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

Внеочередные, срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении документов биологическими вредителями. В зависимости от масштабов поражения внеочередной обработке подвергаются отдельные единицы хранения, группы единиц хранения, отдельные массивы документов хранилища и, соответственно, отдельные средства хранения и места хранения или все хранилища целиком.

Номенклатура, порядок проведения и технология этих работ определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

4.5.2.2. Плановая специальная обработка документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, видовых особенностей физического состояния документов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным и особо ценным документам.