Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)

3.1.1. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, настоящих Правил с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов.

3.1.2. Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Устав (положение) архива разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Положения о структурных подразделениях архива разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Федеральной архивной службой России. Положения определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива и утверждаются директором архива.

Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность. Должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и положений о структурных подразделениях архива. Должностные инструкции утверждаются директором архива.

3.1.3. Директор руководит деятельностью работников архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач; распределяет обязанности между своими заместителями.

В архиве на правах совещательного органа создается дирекция.

Дирекция рассматривает основные вопросы деятельности архива. Положение о дирекции и ее состав утверждаются директором. Ее решения, как правило, проводятся в жизнь приказами директора архива.

3.1.4. Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности.

Структура и штатное расписание архива утверждаются его директором.

3.1.5. В архиве на правах научно-совещательных органов, с привлечением представителей других организаций и научной общественности создаются:

- Научный совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикаторской работы . Положение о нем и его состав утверждаются вышестоящим органом управления архивным делом. Решения совета в необходимых случаях проводятся в жизнь приказами директора архива;

- Экспертно-методическая комиссия (ЭМК) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов, научно-методического обеспечения деятельности архива. Положение о комиссии и ее состав утверждаются директором архива. Решения комиссии вступают в силу после утверждения директором архива протокола ее заседания;

- Комиссия по рассекречиванию архивных документов для рассекречивания и снятия ограничений на использование документов в соответствии с действующим законодательством.

Положение о комиссии и ее состав утверждаются директором архива. Решения комиссии вступают в силу после утверждения директором архива протокола ее заседания.

При необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы, положения о которых и их состав утверждаются директором архива.

3.2.1. Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

3.2.2. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка.

К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.

План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ.

Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год. Они включают наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, директором архива. Основные показатели плана работы архива на год составляются с полугодовой, а при необходимости - с поквартальной разбивкой.

Приложениями к плану архива на год являются при необходимости планы научно-публикаторской и научно - исследовательской работы и другие приложения, устанавливаемые органами управления архивным делом и/или директором архива.

Проект плана работы архива на год обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива.

Сроки представления плана архива устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.

3.2.3. План структурного подразделения составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается им.

План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива.

3.2.4. Индивидуальный план работника составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается руководителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения.

3.2.5. Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.

3.2.6. Отчет о выполнении плана работы архива за год, полугодие (квартал) составляется по схеме плана. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий. К отчету прилагаются Основные показатели выполнения плана работы архива за год, паспорт архива (приложение N 1), сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива (приложение N 2) и другие приложения. Порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, о выполнении плана за полугодие (квартал) устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.

Отчеты о выполнении плана структурного подразделения, индивидуального плана работника составляются по форме планов в сроки, устанавливаемые директором архива.

3.2.7. Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.

3.3.1. Под организацией труда работников архива понимается подбор и рациональная расстановка кадров, эффективное использование материально-технических ресурсов, создание благоприятных условий для работников с целью сохранения их здоровья, повышения качества работ.

3.3.2. Подбор кадров, их расстановка и использование в архиве осуществляются в соответствии с его задачами и требованиями отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям. На основе структуры и штатного расписания архива определяется штатная расстановка работников по структурным подразделениям и участкам работы (функциональным группам), которая утверждается директором архива.

Подбор и расстановку кадров осуществляет руководство архива с участием руководителей структурных подразделений. При этом учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, установленным в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, принимаются во внимание их деловые и личные качества.

При приеме новых работников руководство архива в обязательном порядке знакомит их с соответствующими разделами и пунктами настоящих Правил и Этическим кодексом архивиста.

Для определения соответствия работников занимаемым должностям по результатам их деятельности, уровню квалификации и личным качествам периодически проводится их аттестация.

Аттестационная комиссия создается приказом директора архива.

3.3.3. В целях совершенствования профессиональных навыков, повышения уровня знаний, овладения современными достижениями науки и техники проводятся мероприятия по повышению квалификации работников архива. Формы повышения квалификации (стажировка, курсы переподготовки, получение дополнительного образования и др.) определяются в плане работы архива на год.

3.3.4. Разделение и кооперация труда предусматривают разграничение деятельности работников и их группировку по характеру выполняемых функций, установление взаимосвязей между отдельными работниками и структурными подразделениями в едином процессе труда.

Разделение и кооперация труда в архиве закрепляются его структурой, положениями о структурных подразделениях, штатной расстановкой и должностными инструкциями.

Формой кооперации труда отдельных работников является создание временных трудовых коллективов. Временный трудовой коллектив создается для выполнения определенной работы (разработка научно-исследовательской темы, подготовка сборника, выставки документов, справочника, выполнение задания вышестоящего органа и др.). В состав временного трудового коллектива включаются работники различных структурных подразделений архива и, при необходимости, специалисты сторонних организаций. Состав временного трудового коллектива, условия его деятельности, в том числе финансирование, сроки и порядок выполнения работы, утверждаются приказом директора архива. Работа, выполняемая временным трудовым коллективом, отражается в плане работы архива на год и отчете о его выполнении.

3.3.5. В архиве применяется совмещение должностей и расширение зон обслуживания. Расширение зон обслуживания - это выполнение работником наряду со своей основной деятельностью дополнительного объема работ по своей должности.

Совмещение должности - выполнение работником наряду со своей основной работой, дополнительной работы по другой должности, предусмотренной штатным расписанием архива.

Совмещение должности или расширение зоны обслуживания не должно препятствовать выполнению работником его основных обязанностей.

Совмещение должности или расширение зоны обслуживания работника оформляется приказом директора архива.

3.3.6. В архиве применяются научно обоснованные нормы времени и выработки на основные виды работ и операций. Норма времени - это затрата времени на выполнение единицы работы работником соответствующей квалификации. Норма выработки - объем работы, который должен быть выполнен работником соответствующей квалификации в единицу времени при определенных организационно-технических условиях.

Нормы могут быть операционными, укрупненными и комплексными; по сферам применения - типовыми и местными.

Операционные нормы регламентируют одну рабочую операцию (нумерация листов или оформление ярлыков).

Укрупненные нормы разрабатываются для нециклических видов работ и охватывают несколько операций (подготовка выставки, совещания и т.п.). Комплексные нормы устанавливаются на взаимосвязанные работы или цикл работ, предшествующих получению конечного результата (норма на подготовку сборника документов, справочника и др.).

Типовые нормы разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России применительно к усредненному технологическому процессу для всех категорий архивов.

Местные нормы разрабатываются конкретным архивом на основе типовых норм, классификационного перечня работ, выполняемых в архиве, данных о временных затратах, полученных путем хронометражных наблюдений, фотографии и самофотографии рабочего времени, данных учетных и отчетных документов и результатов проверок уровня выполнения норм. Местные нормы утверждаются директором архива. По мере необходимости, с изменением технологии и появлением новых видов работ, они могут дополняться и корректироваться.

3.3.7. Руководство архива обеспечивает благоприятные условия и охрану труда в архиве, в том числе рациональный режим труда и отдыха работников, организацию рабочих мест и их оснащение необходимыми материалами, оборудованием и оргтехникой, улучшение условий труда в рабочих помещениях (температура и влажность воздуха, степень шума, запыленность, освещение, удобное размещение рабочих мест) в соответствии с действующими нормативами, а также противопожарную безопасность и соблюдение правил пользования техническими средствами.

Работники архива проходят обязательный инструктаж по противопожарной безопасности и технике безопасности; порядок проведения инструктажа для различных категорий работников определен в ГОСТ 12.0.004-90.

Директор архива и коллектив работников могут заключать коллективный договор, содержащий обязательства сторон по установлению условий труда, занятости, социальных гарантий работникам архива.

3.4.1. Архив для привлечения внебюджетных средств выполняет платные работы и услуги без ущерба для реализации его основных задач и функций.

Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливается Федеральной архивной службой России.

Архив на основе названной номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов, круга потребителей работ и услуг, технических возможностей и др.), может разрабатывать более детальный перечень платных работ и услуг, который утверждается директором.

Архив информирует потенциальных потребителей о платных работах и услугах, принимает заказы и заключает договора на их выполнение. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год, планы структурных подразделений. Для выполнения платных работ и услуг в архиве могут создаваться специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы.

3.4.2. Архив не может взимать плату за:

- выполнение социально-правовых запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий, избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, нахождении на излечении, получении образования; о лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.); о пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны; о реабилитации;

- обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации);

- предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;

- предоставление информации по документам, копий документов органам государственной власти и местного самоуправления для использования их в служебных целях в объеме до 100 листов (за исключением расходов на копирование документов и почтовые отправления);

- организацию рассекречивания документов по запросам пользователей (за исключением изготовления копий документов);

- организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве, работой архивов государственных организаций - источников комплектования архива;

- научно-техническое информирование организаций системы Федеральной архивной службы России.

Архив может определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях.

3.4.3. При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, могут закрепляться договором, в котором устанавливаются предмет договора, обязательства сторон, сроки и объемы выполняемых работ и услуг, форма и условия оплаты, порядок разрешения спорных ситуаций и расторжения договора.

Архив в обязательном порядке заключает договор с потребителем в случае коммерческого использования потребителем хранящихся в архиве документов и/или справочников к ним. До заключения договора архив производит его экономическое обоснование, рассчитывает предполагаемые затраты и ожидаемый эффект от выполнения договора. По решению вышестоящего органа управления архивным делом архив представляет ему проекты договоров на согласование. При этом проекты договоров архива с зарубежными потребителями и с российскими организациями, действующими совместно с зарубежными потребителями или по их поручительству, а также договора, носящие коммерческий характер, подлежат обязательному согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом.

3.4.4. Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учетом действующих налогов. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем. Цены на платные работы и услуги утверждаются директором архива.

3.4.5. Маркетинг архивной информации - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги с целью получения внебюджетных средств.

Маркетинг информации включает:

- изучение потребностей пользователей документной информации;

- установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом;

- рекламу информации, платных работ и услуг;

- сохранение и поиск новых потребителей.

Осуществление маркетинговой деятельности возлагается на соответствующие структурные подразделения.

3.5.1. В целях повышения научной обоснованности, эффективности и качества работы по реализации задач и функций, архив ведет научно-исследовательскую и методическую работу в области архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин.

Научно-исследовательскую и методическую работу в архиве организует директор или его заместитель, как правило, через соответствующее структурное подразделение; непосредственное участие в ней принимают наиболее квалифицированные специалисты архива.

3.5.2. Основными формами научно-исследовательской и методической работы архива являются:

- проведение научных исследований, подготовка научных докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных;

- разработка методических документов;

- рецензирование научных и методических разработок других архивов, научных и иных организаций;

- организация и участие в научных, научно-практических конференциях и симпозиумах;

- обсуждение теоретических и прикладных проблем развития архивного дела на заседаниях Научного совета архива, зонального научно-методического совета архивных учреждений (ЗНМС);

- решение методических вопросов на экспертно-методической комиссии, методических совещаниях;

- обобщение и распространение передового опыта;

- методические консультации.

3.5.3. Архив проводит научные исследования самостоятельно и/или совместно с другими архивами, научными организациями в рамках плана научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и организаций системы Федеральной архивной службы России, плана ЗНМС, федеральных и региональных программ, плана работы архива на год.

Научные исследования могут осуществляться архивом также в инициативном порядке на основе безвозмездных финансовых субсидий (грантов) с соблюдением условий, предусмотренных грантодателями.

Заявочные карты на разработку тем, предлагаемых для включения в план научно-исследовательской работы учреждений и организаций системы Федеральной архивной службы России, оформляются в соответствии с требованиями Регламента подготовки отраслевого плана научно-исследовательской работы.

Заявки на конкурс для получения грантов на проведение инициативных научных исследований, издательских проектов и/или проектов развития материально-технической базы архива подаются архивом по формам, установленным грантодателями.

3.5.4. Архив, являющийся головной организацией при совместном исследовании научной темы, отвечает за разработку темы в целом, подготавливает по согласованию с соисполнителями организационно-методические документы, определяющие порядок работы над темой, координирует работу и оказывает методическую помощь соисполнителям, обобщает представленные соисполнителями материалы и готовит итоговый документ по теме, при необходимости составляет научный отчет.

Архив, являющийся соисполнителем темы, выполняет задания в соответствии с организационно-методическими документами по теме: готовит исходные аналитические материалы, ведет разработку части темы, имеющей самостоятельное научное значение, участвует в рецензировании и экспериментальном внедрении результатов исследования.

Разработка научной темы подразделяется на следующие этапы: предпроектное обследование (ознакомление с состоянием вопроса, формирование исходной источниковой базы и библиографии, составление предложений по организации исследования), составление и утверждение организационно-методических документов по теме (программа, техническое задание, план - проспект, координационный план исследования), сбор, анализ и обобщение материалов, подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.

Программа исследования разрабатывается для всех тем прикладного характера кроме тем, по которым предусмотрено составление технического задания. План-проспект составляется при осуществлении исследования, результатом которого является научный доклад, справочник, аналитический обзор и т.п.

Координационный план составляется в случае совместного исследования научной темы несколькими организациями, определяет виды и результаты работы по каждому этапу исследования, ответственных исполнителей и сроки выполнения каждого этапа и вида работы. Программа, техническое задание, план-проспект, координационный план исследования утверждаются руководством архива - головной организации.

Разработка темы считается законченной, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке.

Головная организация информирует соисполнителей о результатах завершения темы.

3.5.5. Научные исследования, осуществляемые архивом за счет федерального бюджета, в том числе подготовка справочников и документальных публикаций, подлежат обязательной государственной регистрации во Всероссийском научно - техническом информационном центре (ВНТИЦентре). Регистрацию научных исследований, осуществляемых за счет других финансовых средств, архив может проводить в ВНТИЦентре на добровольной основе.

Архив - исполнитель темы направляет в ВНТИЦентр регистрационную карту установленного образца не позднее 30 дней с момента начала финансирования работы. При проведении работы несколькими архивами каждый соисполнитель направляет в ВНТИЦентр регистрационную карту на выполняемую им самостоятельную часть работы.

Архив не позднее 30 дней с момента завершения зарегистрированной работы направляет в ВНТИЦентр информационную карту установленного образца, научный отчет, утвержденный руководством архива.

Порядок и формы государственной регистрации научных исследований устанавливаются в нормативно-методических документах Федерального органа исполнительной власти, отвечающего за научно-техническую политику, в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном экземпляре документов".

3.5.6. Методические пособия по направлениям и видам выполняемых работ архив готовит, как правило, на основе нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, отраслевых научных разработок.

В методическом пособии вне зависимости от его вида (методические рекомендации, рабочая инструкция, обзор, памятка и др.) конкретизируются общие методические положения применительно к условиям деятельности архива, определяются основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый результат. В пособии может даваться расчетная часть, в которой указываются объем и виды работы, единицы измерения, затраты рабочего времени, сроки проведения каждого вида работ.

Подготовка методического пособия включает следующие этапы: разработка плана, составление проекта, рецензирование и обсуждение экспертно-методической комиссией, доработка и утверждение пособия руководством архива.

3.5.7. Внедрение результатов научно-исследовательской и методической работы подразделяется на экспериментальное (в рамках разработки научной темы) и практическое Практическим внедрением является полное или частичное применение положений и выводов научных и методических разработок, нормативных документов в практической деятельности архива. При этом документы нормативного характера вводятся в действие приказом вышестоящего органа управления архивным делом и/или директора архива.

При необходимости для разъяснения основных положений внедряемых документов и разработок и сферы их применения проводятся методические совещания, занятия по повышению квалификации, семинары, практические занятия.

3.5.8. Архив в установленном порядке направляет на депонирование в Отраслевой центр научно-технической информации (ОЦНТИ) ВНИИДАД научные и методические разработки, другие неопубликованные работы, в т.ч. справочники, документальные публикации.

3.5.9. Центром научно-технической информации, информационного обеспечения основных направлений деятельности архива является его справочно-информационный фонд (СИФ), представляющий собой совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними научных дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности архива.

СИФ архива функционирует на основании утверждаемого директором положения о нем, как правило, в составе структурного подразделения, на которое возложена организация научно-исследовательской и методической работы. Основными направлениями работы СИФ архива являются комплектование фонда, его учет, создание справочно-поискового аппарата и организация использования материалов фонда. СИФ архива комплектуется всеми нормативными документами, научными и методическими разработками архива. Учет материалов СИФ осуществляется в порядке, установленном для библиотечных фондов (см. п. 5.7.2).

СИФ архива взаимодействует с ОЦНТИ ВНИИДАД и регулярно через ЗНМС (СИФ федерального архива непосредственно) направляет списки нормативных документов, научных и методических разработок архива; для своего пополнения заказывает в нем неопубликованные материалы и депонированные рукописи других архивов и организаций.

СИФ архива проводит регулярное и целенаправленное информирование работников архива, организует дни информации, выставки новых поступлений, готовит рекомендательные списки литературы по тематике проводимых в архиве работ.

Выдача материалов СИФ архива его работникам осуществляется путем абонементного обслуживания. Порядок выдачи материалов СИФ для сторонних заинтересованных организаций определяет директор архива; их информационное обслуживание может осуществляться как платная услуга архива.

3.6.1. Архив при выполнении своих задач и функций использует автоматизированные информационные технологии (ИТ).

Организация применения информационных технологий в архиве включает в себя:

- организацию получения (приобретения, создания) программного обеспечения (ПО) и компьютерной техники;

- сопровождение ПО;

- координацию ведения баз данных (БД);

- организацию доступа работников и пользователей к БД;

- обеспечение безопасности БД и ПО и их государственную регистрацию;

- организацию обучения и повышения квалификации работников в области применения ИТ в архивном деле;

- планирование применения ИТ в деятельности архива; в том числе представления сведений об архиве и его документах в сети Интернет.

Использование ИТ в архиве организует директор или его заместитель. Функции по организации применения ИТ в архиве возлагаются на одно из структурных подразделений; в работе по применению ИТ участвуют работники основных структурных подразделений архива.

В архиве разрабатывается инструкция по работе с компьютерной техникой и ПО, которая утверждается приказом директора архива. В инструкции указываются основные требования к режиму работы работников, меры по поддержанию работоспособности компьютерной техники и ПО и обеспечению безопасности БД.

3.6.2. В архиве создается интегрированная информационная система (ИС), представляющая собой комплекс взаимосвязанных БД по основным направлениям деятельности архива и процедуры автоматизированного анализа и обработки вторичной документной информации, сведений из учетных и других документов архива. В рамках ИС решаются задачи по автоматизированному учету и поиску документов; контролю за обеспечением их сохранности; ведению списков источников комплектования; учету использования документов архива и другие.

ИС архива ведется на основе введенного в действие вышестоящим органом управления архивным делом унифицированного по отрасли ПО, в котором реализованы общеотраслевые требования к структуре и функциям системы.

Сопровождение унифицированного по отрасли ПО осуществляется централизованно в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России.

3.6.3. При использовании архивом собственных программных разработок в них должны предусматриваться:

- включение в структуры информационных массивов обязательного перечня полей БД с их спецификациями, утверждаемого Федеральной архивной службой России;

- обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или машиночитаемой форме.

Подготовленная архивом программная разработка должна состоять из собственно ПО; исходного комментированного текста программы; комплекта документации, в который входят: инструкция по инсталляции, руководство пользователю, инструкция по вводу данных.

Архив хранит постоянно копии дистрибутивов используемого ПО и сопутствующую документацию.

Сопровождение ПО, созданного архивом или по его заказу, включает в себя:

- усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными обстоятельствами, возникшими в ходе эксплуатации;

- адаптацию, то есть приспособление ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами;

- коррекцию, то есть исправление ошибок в программе, выявленных на стадии эксплуатации.

3.6.4. Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения ИТ в архиве.

3.6.5. Доступ работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов.

Парольная защита БД обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах "пользователя", "редактора" и "администратора".

Пароль доступа нижнего уровня ("пользователь") разрешает поиск и просмотр информации, получение отдельных отчетов (выходных форм). В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны. Пароль доступа уровня "редактора" допускает при работе с БД ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме "администратора" разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из БД, слияние фрагментов БД, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).

Доступ пользователей к БД по составу и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива.

3.6.6. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.

Архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят название учитываемой базы, ее объем (в мегабайтах), характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД (или отметка о продолжающемся вводе), формат представления данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

3.7.1. С издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика (архива), оговариваются срок, на который передается рукопись, требования, предъявляемые к ней, сроки сдачи рукописи в издательство, ее издания, тираж издания, уровень полиграфического оформления, количество экземпляров издания, передаваемых заказчику, финансовые условия, случаи прекращения действия договора и другие особые условия.

Подготовленная архивом рукопись архивного справочника, документальной публикации или другой продукции научной и методической деятельности сдается в издательство после подписания ее "В печать" ответственным редактором и/или руководством архива. При подготовке рукописи в электронном варианте в издательство передается дискета и один экземпляр ее распечатки.

3.7.2. Авторский текстовой оригинал, передаваемый для издания, должен включать титульный лист и оборот титульного листа, аннотацию, предисловие, содержание в соответствии с ГОСТ 7.4-95, ГОСТ 7.9-95, ГОСТ 7.5-98.

Архивные справочники или публикации объемом свыше 20 п.л. могут подготавливаться в виде многотомного издания. Каждый том имеет самостоятельное "содержание" и самостоятельную нумерацию страниц в пределах тома.

Титульный лист, содержание и предисловие являются обязательными элементами издания.

Право собственности на информационные продукты (сборники документов и другие документальные публикации, архивные справочники, буклеты, каталоги, обзоры, исторические справки и др.), созданные работниками архива в плановом порядке, принадлежит архиву. На эти информационные продукты распространяется российское законодательство об охране авторского права и смежных правах.

Право собственности на информационные продукты, созданные архивом на договорных началах с соисполнителем или заказчиком, определяется условиями договора.

Работники архива при исполнении должностных обязанностей соблюдают нормы профессиональной этики архивиста, принятые мировым архивным сообществом и Российским обществом историков-архивистов. Этический кодекс архивистов предусматривает, в частности, следующее:

- первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения;

- объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;

- архивисты должны документировать свои действия с документами и быть способными обосновать эти действия;

- архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к документам и обеспечивать беспристрастное обслуживание пользователей;

- архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, которые создали документы, или сведения о которых эти документы содержат;

- архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

- архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям или коллегам. Архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях.

Работник архива за несоблюдение при исполнении служебных обязанностей требований настоящих Правил может быть привлечен руководством архива к дисциплинарной ответственности, а если допущенное нарушение повлекло за собой тяжелые последствия - к административной, гражданской и/или уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.