Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

5.3.1. Дела выдаются из хранилищ:

- для использования (работникам структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);

- для проведения архивных работ с документами;

- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений);

5.3.2. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилищ:

- для работы в рабочей комнате (читальном зале) архива;

- во временное пользование вне архива: структурным подразделениям данной организации, организациям данного ведомства или организациям другого ведомства, а также судебным и следственным органам.

5.3.3. Выдача дел для работы с документами в рабочей комнате (читальном зале) архива производится для работников другой организации или исследователей на основании письма соответствующей организации.

5.3.4. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

10 дней - для работников структурных подразделений организации, в состав которой входит архив;

3 месяца - для работников других организаций.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

5.3.5. Передача дел для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится ведомственным архивом на основании заказов на проведение этих работ.

5.3.6. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и во временное пользование в структурные подразделения организации (Приложение 10);

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение 11);

- заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т.п.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:

- выдачи дел в рабочие помещения организации;

- выдачи дел в читальный зал;

- выдачи дел во временное пользование другим организациям.

5.3.7. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - в специально установленном месте в ведомственном архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

5.3.8. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (Приложение 11), который составляется в 2-х экземплярах (на общем бланке организации): один остается в архиве, другой - выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации - получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации - получателе, другой - хранится в деле фонда в ведомственном архиве, выдававшем дела.

5.3.9. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.

Заказ оформляется в ведомственном архиве в 2-х экземплярах по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации (Приложение 11) и подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, и бухгалтером. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - в организации, куда переданы дела на реставрацию, переплет, копирование.

5.3.10. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования дела (Приложение 12).

5.3.11. При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта - заместитель (Приложение 13), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта - заместитель изымается. Карты - заместители на возвращенные дела хранятся в ведомственном архиве до минования надобности.

5.3.12. Состояние дел, возвращаемых в ведомственный архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками ведомственного архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

Транспортирование и упаковка дел

5.3.13. При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность. В соответствии с этим подбирают и эксплуатируют транспортные средства внутри здания.

5.3.14. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте.

При транспортировке документы помещают в сумки, чемоданы или упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.