Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

9.2.1. Картотека (каталог) является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки (каталога).

9.2.2. Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива.

Картотеки создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно - распорядительная документация, документы по личному составу, научно - техническая документация и т.д.).

9.2.3. Картотеки могут полностью создаваться в ведомственном архиве или их основой могут служить учетно - регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в ведомственный архив вместе с документами.

В последнем случае в ведомственном архиве производится обработка поступивших в архив картотек <*>. Она включает: отбор карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на карточку поисковых данных о деле или документе, на которые составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в соответствии с принятой схемой систематизации.

<*> Передаваемые в ведомственный архив перфокартотеки и другие виды машиночитаемых справочников обработке не подлежат. Они передаются в архив со схемой перфорации, макетом перфокарт, информационно - поисковым тезаурусом и дескрипторным словарем.

9.2.4. В зависимости от задач по использованию документов и содержания документов ведомственного архива могут создаваться предметные, предметно - тематические и другие картотеки.

В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметной картотеки являются именная, географическая картотеки, картотека по истории организаций и т.д.

Картотека по истории организаций создается, как правило, в центральном, центральном отраслевом, объединенном ведомственном архиве, имеющем большую сеть источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций отрасли (системы), передающих документы в данный архив, со ссылками на соответствующие распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

В предметно - тематической картотеке карточки группируются внутри тем по предметному признаку.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками - разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

9.2.5. Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально - правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника, ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

9.2.6. В архивах, хранящих значительное количество фондов, для быстрого поиска информации составляется картотека названий фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат дел.

Карточки в картотеке располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

Пример. Базы, заводы, конторы и т.д.

9.2.7. При наличии в ведомственном архиве нескольких картотек они могут объединяться в каталоги (предметно - тематические, систематические и др.).