Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

10.5.1. В целях создания условий для работы исследователей с документами в ведомственных архивах действуют читальные залы. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается.

Каждый ведомственный архив разрабатывает, в соответствии с настоящими Правилами, правила работы читального зала, которые утверждаются руководителем организации (структурного подразделения), в состав которого входит архив.

10.5.2. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно - справочный аппарат ведомственного архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, ведомственный архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

Оформление исследователей для работы с документами

10.5.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами ведомственного архива осуществляется на основании писем этих организаций, в которых должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические границы и цели исследования. Письма должны быть оформлены на бланке и подписаны руководителем организации.

Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над документами на основании письма вуза за подписью ректора или проректора с обоснованием необходимости работы с документами архива.

В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям.

Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к работе над документами ведомственных архивов в установленном порядке.

10.5.4. В читальный зал дела выдаются только при наличии резолюции о разрешении работы с документами руководителя организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Разрешение на право работы исследователей в ведомственном архиве дается руководителем организации на срок, определяемый объемом работы по теме исследования, но не превышающий одного года.

При продлении срока исследования, изменении его хронологических границ или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

10.5.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение 32) и ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.

10.5.6. На каждого исследователя в читальном зале заводится личное дело, включающее следующие документы:

- письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале;

- анкету исследователя;

- заказы (требования) на выдачу дел (Приложение 10);

- заказы на копирование документов.

Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив архива.

Выдача дел исследователям

10.5.7. В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.

Для получения документов и научно - справочных пособий исследователи заполняют заказы (требования) (Приложение 10). Документы и научно - справочные пособия выдаются исследователям под расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Категорически запрещается снимать копии с чертежей и рисунков без соответствующего разрешения.

Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.

10.5.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают документы и научно - справочные пособия заведующему (сотруднику) читального зала.

При получении от исследователя использованных дел заведующий (сотрудник) читального зала расписывается в заказе на выдачу дел.

Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт.

Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале ведомственного архива на срок, определяемый руководителем организации.

В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Выдача выписок из документов и копий документов исследователям

10.5.9. Исследователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости сделанные выписки могут быть просмотрены заведующим читальным залом.

Копирование документов ведомственного архива по заказам исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации (при наличии в нем просьбы) или специального запроса.

Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий.

10.5.10. При отсутствии в ведомственном архиве необходимой копировальной техники копирование документов может проводиться силами заинтересованной организации в помещении ведомственного архива, в фотоателье или фотолабораториях других организаций в присутствии сотрудника ведомственного архива.

Негативы фотокопий и микрофильмов организациям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение ведомственного архива. В исключительных случаях по письму заинтересованных организаций и разрешению руководителя организации, в состав которой входит архив, негативы могут быть выданы во временное пользование организациям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

10.5.11. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в заказе на копирование.

Исследователи и организации соответствующим письмом ставятся в известность, что копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.