Законодательная база Российской Федерации

УКАЗАНИЯ Госбанка СССР от 18.11.87 N 1027 (ред. от 21.03.91) "ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В БАНКАХ СССР"

252. Получение грузов и посылок, прибывающих в адрес учреждения банка, возлагается приказом по учреждению на определенного работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

Для получения материальных ценностей учреждение банка выдает материально-ответственному лицу доверенность на бланке установленной формы за подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера (или их заместителей), заверенную гербовой печатью. Доверенность регистрируется в журнале с пронумерованными, прошнурованными, опечатанными за подписью главного бухгалтера учреждения банка листами. В журнале регистрации выданных доверенностей указывается: номер доверенности, дата выдачи, срок действия доверенности, должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, наименование поставщика, номер и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения, расписка лица, получившего доверенность, отметки о выполнении поручения по выданной доверенности.

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности лицо, получившее доверенность, представляет в бухгалтерию учреждения банка документы о выполнении поручения, либо возвращает неиспользованную доверенность.

Гл. бухгалтер учреждения банка следит за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, сроков действия выданных доверенностей и своевременным возвратом их в случае неиспользования.

Для получения грузов с железнодорожных станций, пароходных пристаней и аэропортов может выдаваться постоянная доверенность на определенный срок. Оприходование полученных доверенным лицом материальных ценностей контролируется бухгалтерией учреждения банка по счетам поставщиков. Постоянная доверенность на определенный срок может выдаваться также на получение у предприятий связи почтовых посылок без объявленной ценности. Выданные постоянные доверенности также регистрируются в журнале с отметкой "постоянная" вместо заполнения срока и других реквизитов, относящихся к разовым доверенностям.

253. При получении груза доверенный работник банка тщательно проверяет соответствие количества прибывших мест и знаков маркировки на них с транспортной накладной, состояние тары, упаковки прибывших мест (отсутствие повреждений, разрывов и других следов порчи, боя и пр., целость внутренних швов и т.п.), наличие бирок и пломб с оттисками наименования отправителя, требует от железной дороги, пристани, аэропорта или почты проверки веса каждого полученного места и сверяет фактический вес с накладной, а также проверяет все остальные ее реквизиты с фактическими данными.

В случае обнаружения несоответствия между наименованием, весом или количеством мест груза в натуре и данными, указанными в транспортном документе, повреждения или порчи груза и других обстоятельств, влекущих материальную ответственность транспорта или грузоотправителя, работник банка обязан потребовать от железной дороги или пристани составления коммерческого акта, а от аэропорта или почты - составления акта с участием представителей этих организаций. При составлении акта каждое место багажа или посылки перевешивается, вскрывается и его содержимое проверяется. На обнаруженное наличие составляется опись с указанием веса, количества и качества.

По недостачам и повреждениям груза, удостоверенным актами, учреждение банка немедленно предъявляет претензии в установленном порядке.

254. Все поступающие в учреждения банков материальные ценности принимаются ответственным за их хранение заведующим складом (кладовщиком) или другим работником, назначаемым приказом руководителя учреждения банка.

Ценные посылки с надписью "кц" (кассовые ценности) принимаются в порядке, установленном инструкцией о кассовой работе.

Приемка доставленных материалов производится заведующим складом (кладовщиком) немедленно по доставке при обязательном участии компетентного представителя общественности, назначенного руководителем учреждения банка из числа лиц, утвержденных решением профсоюзного комитета.

Для участия в приемке материалов должны выделяться лица, компетентные в вопросах определения количества, качества и комплектности поступающей продукции. Не могут быть выделены материально ответственные и подчиненные им лица, руководители учреждений банков и их заместители, бухгалтеры, связанные с учетом, хранением, отпуском и приемкой материальных ценностей, работники юридической службы.

Срок полномочий представителей общественности устанавливается в пределах срока полномочий данного профсоюзного комитета.

Участие представителя общественности не требуется при приемке материалов, приобретенных на месте и доставленных в открытом виде.

Запрещается оставление доставленного груза без проверки на складе или в другом хранилище, в которое возможен доступ других лиц без ведома лица, доставившего груз. Если приемка груза почему-либо не может быть осуществлена немедленно, доставленные материалы складываются в изолированное помещение, двери которого опечатываются и запираются на два ключа, один из них передается представителю администрации учреждения банка, а другой остается у лица, доставившего груз.

Доставленные на склад материалы принимаются с их проверкой на основании документов поставщика (счета, накладной), которые после регистрации, проверки и оформления оплаты, а в необходимых случаях - отказа от акцепта, передаются бухгалтерией заведующему складом (кладовщику) и хранятся им до поступления на склад материалов. Заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать бухгалтерии о недоставленных грузах. Последняя по данным регистрации счетов, полученных от поставщиков, наблюдает за поступлением и оприходованием материалов.

Если в документах поставщика отсутствует подробная спецификация отгруженных материалов и они не могут быть использованы для приемки и оприходования материалов, а также при получении неотфактурованных грузов составляется приемная накладная в двух экземплярах.

При приемке грузов проверяется количество и наименование доставленных мест, их упаковка, наличие бирок и пломб, какие оттиски имеются на пломбах, каждое место взвешивается и полученный вес сверяется с весом, указанным на бирках и в железнодорожных накладных, почтовых квитанциях или других документах, а в отношении мест, по которым были составлены коммерческие акты, проверяется содержимое мест по этим актам.

После проверки количества мест, веса и состояния упаковки каждое место вскрывается и по находящейся внутри мест описи вложения (накладной) проверяется содержимое каждого места, а также соответствие указанных в отгрузочных документах данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности ее. Отсутствие описи (накладной) при грузе отмечается в акте или приемной накладной.

В случае обнаружения недостачи все место или посылка вместе с тарой и упаковкой повторно перевешивается и проверяется.

Проверку материалов, прибывших в фабричной упаковке, комиссия производит с обязательным привлечением представителя посторонней незаинтересованной организации. Недостача материалов, прибывших в такой упаковке, и состояние упаковки особо отмечаются в акте, с приложением к нему фабричных бирок, маркировочных и упаковочных ярлыков, пломб и др.

О произведенной проверке делается отметка за подписями лиц, участвовавших в приемке материала, на счете, накладной поставщика или на приемной накладной. При установлении недостачи результаты проверки фиксируются в акте, при обнаружении несоответствия качества и комплектности поступившей продукции данным, указанным в сопроводительных документах, дальнейшая приемка продукции приостанавливается и составляется акт, в котором указывается количество осмотренной продукции и характер выявленных при приеме дефектов. К актам должны быть приложены все документы, относящиеся к данному грузу.

За недостачу материалов в местах с поврежденной упаковкой, если по этому основанию не был составлен акт при приеме груза или посылок, ответственность несет лицо, на которое было возложено получение и доставка груза, если в судебном порядке не будет доказана вина других лиц.

Если наличие поступивших материалов полностью соответствует данным документа поставщика (счета, накладной), то кладовщик на этом документе проставляет штамп или делает надпись "Материалы полностью приняты" и заверяет этот текст своей подписью с указанием даты.

Одновременно на двух экземплярах документа поставщика против каждого вида (позиции) поступивших материалов на свободном месте проставляется чернилами установленный номенклатурный номер данного вида материалов.

Первый экземпляр документа поставщика с приложениями, включая акт о недостаче груза, если такой акт составлялся, направляется в бухгалтерию учреждения банка. Последняя проверяет таксировку в документе поставщика, а затем использует его в качестве мемориального ордера для записей по дебету счета N 940 и кредиту соответствующих счетов.

Если груз принят кладовщиком и оприходован по складскому учету на основании накладной поставщика, не содержащей таксировки, или по своей приемной накладной, то в бухгалтерии на основании сопровождающего груз документа либо приемной накладной производится таксировка материальных ценностей в соответствии с действующими прейскурантами или соответствующими договорными ценами с учетом стоимости тарифа и транспортных расходов. В этих случаях стоимость неотфактурованной поставки проводится по дебету счета N 940 в корреспонденции со счетом N 904 по лицевому счету поставщика. По получении счета последнего сумма, временно отнесенная на счет N 904, переносится на соответствующий счет для расчета с поставщиком.

Второй экземпляр документа поставщика или приемной накладной после совершения по нему кладовщиком записей прихода по карточкам складского учета помещается в папку приходных документов кладовщика в хронологическом порядке вместе со вторым экземпляром акта о недостаче, если он составлялся.

Третий экземпляр акта о недостаче направляется поставщику вместе с претензией. К акту прилагаются копии: квитанции на оплату за взвешивание материалов на станции железной дороги, пристани, в аэропорту или справки предприятия связи, описи вложения, а также пломбы от тех мест, в которых обнаружены недостачи.

255. Материальную ответственность за сохранность инвентаря и материалов несут соответствующие должностные лица. С каждым из этих лиц должен быть заключен договор о материальной ответственности. Договоры хранятся в личных делах работников.